Por Luis Gerardo Inman

Dando seguimiento a la compra de calendarios para la compañía me encontré con el dueño de la imprenta; me di cuenta a través de él que no había recibido la orden de pedido. Así que regresando a mi oficina pregunté: ¿por qué no se ha realizado la orden de compra de los calendarios? Me encontré con una serie de procesos que tienen una gran área de oportunidad, en otras palabras, mucha burocracia en los procedimientos.

Esto sucede en empresas que van creciendo. Se establece una norma, se elaboran procesos, políticas y procedimientos que, en el momento, se vuelven muy estructurados, bien controlados, sin embargo, se llega al extremo y dejan de ser procesos ágiles, como fue el caso de la compra de un material.

Y es que el nombre del juego es “agilizar”. Que todo fluya sin perder el control, disminuyendo riesgos, ya sea en las compras, al igual que en toda la cadena de suministros para manufactura de un producto, dando resultado que se acorte el tiempo de entrega.

En estos meses del año (cuarto trimestre), el dinamismo comercial se ha incrementado, la demanda de muchos productos ha sido rebasada. Al inicio de año dimos 4 semanas de entrega, a medio año, 6 semanas de entrega, hoy tenemos 10 semanas de entrega (en expresiones coloquiales empresariales les llamamos happy problems). Esto significa que hay mucho trabajo, poca mano de obra y el cliente desea que las entregas sean rápidas, o máximo en 10 días.

En nuestra industria las ventas son por pedido, no es viable contar con un inventario de producto terminado listo para entrega. El tener tiempos largos de entrega, también da como resultado que, en la logística ante tanta demanda, las importaciones y exportaciones se vean afectadas. Un ejemplo muy claro son los contenedores que se transportan por barcos en el último cuatrimestre, los precios se triplican, aunado también a que las empresas productoras de china salen de vacaciones prácticamente todo el mes de febrero.

Se pueden disminuir los factores internos para acortar los tiempos de entrega, esto se llama “agilizar”, va en el sentido de hacer que el ritmo de un proceso, procedimiento o trámite sea ágil, rápido o que vaya más de prisa.

Siempre hay áreas de oportunidad para revisar los procesos; constantemente y continuamente hay que revisarlos con el equipo del área interesada y, por supuesto, agilizar el proceso. Un consejo es que en la parte superior de un documento de proceso, se pone fecha de elaboración y fecha última de revisión del mismo.

Mi querido empresario, es aquí donde está la parte interesante de tiempos muertos o ineficiencias que hoy en día se dan, ya que, sin duda, cuando se elaboró este documento se hizo de la mejor manera posible, pero en su tiempo.

“Revisa tus procesos y encontrarás que siempre hay posibilidades de agilizar”